Cari hesap mutabakatı: bakiyeyi karşı tarafla teyit etmenin yolu

Cari hesap mutabakatı nedir?

Her ticari ilişkide iki defter vardır: sizinki ve karşı tarafınki. Siz bir müşteriye fatura kestiğinizde, kendi defterinizde alacak, onun defterinde borç oluşur. Tahsilat geldiğinde ikisi de kapanır. Teoride iki defterdeki bakiye her zaman aynıdır; pratikte yoldaki ödemeler, geç işlenen faturalar, kur farkları ve basit giriş hataları yüzünden sık sık ayrışır.

Cari hesap mutabakatı, belirli bir tarih itibarıyla bu iki bakiyenin aynı olduğunu yazılı olarak teyit etmektir. Siz bakiyeyi bildirirsiniz, karşı taraf ya onaylar ya da kendi bakiyesini yazarak itiraz eder.

BA/BS kaldırıldı, mutabakat neden hâlâ önemli?

Eskiden bilanço esasına göre defter tutan mükellefler, belirli bir haddi aşan alış ve satışlarını Form Ba ve Form Bs ile bildiriyordu. Bu bildirimler karşılaştırıldığı için iki taraf arasındaki uyumsuzluklar bir şekilde gün yüzüne çıkıyordu ve birçok şirket BA/BS mutabakatını aylık rutin olarak yapıyordu.

VUK Genel Tebliği (Sıra No: 565) ile bu uygulamaya son verildi: Eylül 2024 dönemi ve sonrası için Form Ba ve Form Bs verilmiyor. Tebliğ, gerekçe olarak elektronik belge uygulamalarının yaygınlaşmasını ve uyum maliyetlerinin azaltılmasını gösteriyor.

Bu değişiklik bir yükü kaldırdı, ama bir kontrol mekanizmasını da kaldırdı. Artık aylık bir form, iki taraf arasındaki farkı sizin yerinize işaret etmiyor. Oysa farkların kaynağı olduğu gibi duruyor. Cari hesap mutabakatı bu yüzden şu durumlarda hâlâ kritik:

• Denetim ve kredi başvurusu: Denetçiler ve bankalar alacak ve borç bakiyelerinin doğruluğunu karşı tarafın teyidiyle görmek ister.
• İhtilaf: Bir alacak davasında, karşı tarafın belirli bir tarihte onayladığı bakiye güçlü bir delildir.
• Hata yakalama: Eksik kesilen fatura, iki kez kaydedilen ödeme veya yanlış cariye işlenen tahsilat, genellikle ilk mutabakatta ortaya çıkar.
• Tahsilat: Mutabakat mektubu, vadesi geçmiş bakiyeyi karşı tarafın gündemine nazik ama resmî bir şekilde koyar.

TTK m.94 ve bakiyenin kabulü

Türk Ticaret Kanunu m.94, cari hesap sözleşmesi ilişkisinde hesabın belirli dönemler sonunda kapatılmasını düzenler. Sözleşme veya ticari teamül yoksa her takvim yılının son günü hesabın kapatılma günü sayılır. Bakiye cetvelini alan taraf, aldığı tarihten itibaren bir ay içinde noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza içeren bir yazıyla itiraz etmezse bakiyeyi kabul etmiş sayılır.

Bu hüküm her ticari ilişkiye doğrudan uygulanmayabilir; ilişkinizin cari hesap sözleşmesi niteliğinde olup olmadığını hukuk danışmanınızla değerlendirin. Pratikteki ders şudur: mutabakat mektubunda tarihi, bakiyeyi ve itiraz yöntemini açıkça yazın ve cevapları kayıt altında tutun.

Bir mutabakat turunu nasıl yürütürsünüz?

1. Tarih seçin. Mutabakat genellikle ay, çeyrek veya yıl sonu itibarıyla yapılır. Tarih, bakiyenin hangi ana ait olduğunu belirler; bu tarihten sonraki hareketler mutabakata girmez.

2. Kapsamı belirleyin. Yıl sonunda bakiyesi olan bütün carilerle, yıl içinde ise bakiyesi belirli bir tutarın üzerindeki veya hareketi yoğun carilerle çalışın. Tutar eşiğini kendi işinize göre belirleyin.

3. Önce kendi kayıtlarınızı temizleyin. Banka eşleştirmesi bitmeden gönderilen mektup, yoldaki ödemeler yüzünden itiraz üretir. Ay sonu kapanış rehberindeki banka ve fatura adımlarını tamamlayın.

4. Mektubu hazırlayın. Mektupta şunlar olmalı: iki tarafın unvanı ve vergi numarası, mutabakat tarihi, bakiye ve yönü (borç veya alacak), para birimi, cevap için son tarih ve cevap yöntemi. Hazır bir iskelet için mutabakat mektubu şablonuna bakın.

5. Gönderin ve izleyin. Gönderilen, görülen, onaylanan, itiraz edilen ve cevapsız kalan mektupları tek listede izleyin. Cevap gelmeyenlere bir ve iki hafta sonra hatırlatma gönderin. E-mutabakat modülünde hatırlatmalar varsayılan olarak 7. ve 15. günde otomatik gider, onay linki 30 gün geçerlidir.

İtirazları çözmek

İtiraz gelmesi kötü bir şey değildir; mutabakatın amacı zaten farkları bulmaktır. İtiraz geldiğinde karşı taraftan kendi bakiyesini ve o tarihe kadarki hesap ekstresini isteyin, sonra iki ekstreyi satır satır karşılaştırın. Farkların büyük kısmı şu nedenlerden çıkar:

• Yoldaki ödeme: Karşı taraf ödemeyi mutabakat tarihinden önce yapmış, sizin bankanıza sonra düşmüş.
• Eksik fatura: Bir fatura bir tarafta kayıtlı, diğer tarafta değil; genellikle geç ulaşan veya reddedilen e-faturalar.
• İade ve iskonto: İade faturası bir tarafta işlenmiş, diğerinde işlenmemiş.
• Kur farkı: Döviz carilerde iki taraf farklı tarih veya kur kullanmış.
• Avans ve mahsup: Peşin ödeme bir tarafta avans, diğerinde fatura karşılığı olarak kaydedilmiş.
• Mükerrer veya yanlış cari: Aynı ödeme iki kez girilmiş ya da benzer isimli başka bir cariye işlenmiş.

Farkı bulduğunuzda kaydı düzelten tarafı netleştirin, düzeltmeyi yapın ve mutabakatı güncel bakiyeyle yeniden gönderin. İtirazın nedenini ve çözümünü mutabakat kaydına not düşün; aynı cariyle bir sonraki turda işiniz kolaylaşır.

Cevap vermeyen cariler

Her turda bir kısım cari cevap vermez. Bunu normal kabul edin ama kendi hâline bırakmayın:

• Cevapsız kalan carileri ayrı bir listede tutun ve her birinin ilgili kişisini kontrol edin; mektup çoğu zaman yanlış kişiye ya da artık kullanılmayan bir adrese gitmiştir.
• Hatırlatmadan sonra da cevap gelmezse telefonla arayın. Kısa bir görüşme çoğu zaman e-postadan daha hızlı sonuç verir.
• Önemli carilerde cevapsızlığı “onay” olarak yorumlamayın. Bakiyenin hukuken kabul edilmiş sayılıp sayılmadığı, yukarıda anlatılan şartlara ve ilişkinizin niteliğine bağlıdır.
• Aynı cari art arda turlarda cevap vermiyorsa, bir sonraki mutabakatı ilişkiden sorumlu satış veya satın alma çalışanınız üzerinden yürütün.

Mutabakat sıklığı ve takvim

Mutabakatı yılda bir kez yapan şirketler, farkları genellikle en zor anda, yıl sonu kapanışında bulur. Daha sağlıklı bir düzen şöyledir: bakiyesi yüksek carilerle üç ayda bir, diğer carilerle yıl sonunda. Çeyrek sonu mutabakatını ay sonu kapanışın son adımı olarak takvime koymak, işin unutulmasını önler.

Kayıtları saklamak

Mutabakat mektupları ve cevapları ticari yazışmadır. TTK m.82 tacirin alınan ticari mektupları ve gönderilen ticari mektupların suretlerini on yıl saklamasını öngörür; VUK m.253 ise defter ve belgeler için beş yıllık saklama süresi getirir. Onaylı mektubu, itiraz yazışmalarını ve düzeltme kayıtlarını bir arada, kimin ne zaman gönderdiğini ve onayladığını gösterecek şekilde saklayın.

Müşavir’de her mutabakatın gönderim, görülme, onay ve itiraz geçmişi kayıt altındadır; liste Excel’e aktarılabilir ve PDF mektuplar mutabakat kaydıyla birlikte durur.