Ay sonu kapanış: mali müşavirinize eksiksiz dosya gönderin

Kapanıştan önce: takvim ve sorumlular

Kapanış bir kişinin ay sonu gecesi yaptığı iş olmamalı. Ayın ilk beş iş gününe yayılan bir takvim belirleyin ve her adımın sahibini yazın. Tipik bir düzen şöyledir: 1. gün banka ve kasa, 2. gün satış faturaları ve alacaklar, 3. gün giderler ve belgeler, 4. gün bordro ve KDV ön kontrolü, 5. gün raporlar ve mali müşavire teslim.

Bu adımları her ay tekrarlayan bir görev şablonu olarak tanımlamak, “bu ay kasa sayımını kim yaptı?” sorusunu ortadan kaldırır. Müşavir’in görevler modülünde tekrarlayan görevler ve çok görevli şablonlar bu iş için kullanılır.

1. Banka ve kasa eşleştirme

Kapanışın temeli bankadır; çünkü bankadaki hareket gerçektir ve diğer her kayıt ona göre doğrulanır.

• Tüm banka hesaplarının (TL ve döviz), kredi kartlarının ve POS hesaplarının ay sonu ekstresini alın.
• Her hareketi bir kayıtla eşleştirin: müşteri tahsilatı, tedarikçi ödemesi, maaş, vergi ve SGK ödemesi, banka masrafı.
• Eşleşmeyen hareketleri bir listede toplayın ve kapanış bitmeden her birine karar verin. “Sonra bakarım” diye bırakılan kalemler bir sonraki ayın kapanışını da bozar.
• Muhasebedeki banka bakiyesinin ekstredeki ay sonu bakiyesiyle kuruşu kuruşuna tuttuğunu kontrol edin.
• Kasa varsa fiziki sayım yapın ve sayım tutanağını dosyalayın.

Ön muhasebe modülünde Akbank, Denizbank, Fibabank, Garanti, Kuveyt Türk ve Ziraat ekstreleri içe aktarılır; tekrar eden hareketler (kira, maaş, belirli bir müşterinin havalesi) kural tanımlayarak otomatik eşleşir.

2. Satış faturaları ve açık alacaklar

Bu adımın amacı iki soruyu cevaplamaktır: kesilmesi gereken her fatura kesildi mi, ve kimden ne kadar alacağımız var?

• Ay içinde tamamlanan ama faturası kesilmemiş işleri bulun. Hizmet işletmelerinde en sık kaçak buradadır. Satış ve hizmet takibi kullanıyorsanız “tamamlandı” durumundaki ama faturası olmayan hizmetler tek filtreyle listelenir.
• e-Dönüşüm sağlayıcınız üzerinden kesilen e-fatura ve e-arşiv faturalarının listesini, kayıtlarınızdaki satış faturalarıyla karşılaştırın. Sayı ve toplam tutmalı.
• Kısmi ödenmiş faturaları kontrol edin; tahsilatın doğru faturaya bağlandığından emin olun.
• Vadesi geçmiş alacakları gün aralıklarına göre (0-30, 31-60, 61-90, 90+) listeleyin ve her biri için bir sonraki adımı yazın: hatırlatma, arama, taksitlendirme.
• İade ve iskonto faturalarının ilgili satış faturasıyla ilişkilendirildiğini kontrol edin.

Geciken tahsilatın gerçek maliyetini görmek için tahsilat gecikme maliyeti hesaplayıcısını kullanabilirsiniz.

3. Giderler, fişler ve belgeler

Belgesi olmayan gider, mali müşavirinizin gözünde yoktur. Bu adımda amaç, bankadan çıkan her ödemenin arkasında bir belge olmasıdır.

• Gelen e-faturaları kayda alın; tedarikçi, tutar, KDV oranı ve gider hesabının doğru olduğunu kontrol edin.
• Personelin masraf fişlerini ve masraf formlarını toplayın, onaylanmış olanları kayda girin.
• Tekrarlayan giderlerin (kira, yazılım abonelikleri, internet) bu ay da oluştuğunu kontrol edin.
• Müşteri adına ödenen ve geri alınacak tutarları (ör. harç) gelir ya da gider olarak değil, emanet olarak izleyin.
• Belgelerin taranmış hâllerini ilgili kayda ekleyin. Dosyalar modülünde belgeler şirket bazında ayrı bir alanda, klasörlerle saklanır.

4. Bordro tahakkuku

Bordro ay sonu kapanışın en çok adım içeren parçasıdır; puantaj kapanmadan bordro, bordro onaylanmadan muhasebe kaydı olmaz.

• Puantajı kapatın: devamsızlık, fazla mesai, raporlu günler.
• Onaylanmış izinleri ve kalan izin bakiyelerini kontrol edin.
• Ay içinde verilen avansları ve bu ay yapılacak kesintileri işleyin.
• Bordroyu hesaplayın, kontrol edin ve onaylayın. İnsan kaynakları modülünde bordro onayı muhasebe tahakkuk kaydını otomatik oluşturur; maaş ödendiğinde ödeme kaydı ayrıca açılır.
• SGK ve vergi bildirgeleri mali müşavirinizce verilir; bordro dosyasını ve özetini ona iletin, bildirge arşivini panelde saklayın.

Bir pozisyonun toplam maliyetini planlamak için bordro işveren maliyeti hesaplayıcısına bakabilirsiniz.

5. KDV ön kontrolü

KDV beyannamesini mali müşaviriniz verir; ancak ona giden rakamın mantıklı olduğunu önceden görmek sürprizleri önler.

• Hesaplanan KDV (satış faturalarından) ile indirilecek KDV’yi (alış faturaları ve giderlerden) karşılaştırın.
• Oran bazında dağılıma bakın: %1, %10 ve %20. Bir satırın yanlış oranla girilmesi en sık hatadır.
• Tevkifatlı faturaları ayrıca listeleyin; tevkifat tutarının satıcı ve alıcı tarafında doğru yerde olduğunu kontrol edin.
• İade faturalarının KDV etkisini kontrol edin.
• Tek tek fatura hesaplarken KDV hesaplayıcısı işinizi kısaltır.

6. Cari hesap mutabakatı

Her ay tüm carilerle mutabakat gerekmez; ama bakiyesi yüksek müşteri ve tedarikçilerle üç ayda bir, yıl sonunda ise hepsiyle bakiye teyidi yapmak iyi bir alışkanlıktır. BA/BS formları Eylül 2024 döneminden itibaren kaldırıldığı için artık bakiye farklarını sizin yerinize fark eden bir bildirim yok; mutabakat bu boşluğu doldurur. Nasıl yapılacağını cari hesap mutabakatı rehberinde anlattık. E-mutabakat modülü mektubu kayıtlarınızdan hazırlar ve onay linkiyle gönderir.

7. Mali müşavire gidecek paket

Kapanışın sonunda mali müşavirinize tek bir paket gönderin. Parça parça gelen e-postalar, soru-cevap trafiğini uzatır.

• Mizan (ay sonu itibarıyla)
• KDV raporu (oran bazında hesaplanan ve indirilecek)
• Satış ve alış faturası listeleri
• Cari bakiye listesi ve vadesi geçen alacaklar
• Banka eşleştirme özeti ve varsa açıklama bekleyen kalemler
• Bordro özeti ve bordro dosyası
• Eksik veya geç gelecek belgelerin listesi

Müşavir’de mizan, KDV raporu, bilanço ve gelir tablosu kayıtlardan anında çıkar; mali müşavirinize ayrı bir kullanıcı açıp sadece okuma yetkisi verebilirsiniz.

Kapanış sonrası: ne öğrendiniz?

Her kapanışın sonunda beş dakika ayırıp bu ay sizi neyin yavaşlattığını yazın. Genellikle aynı iki üç konu tekrar eder: eşleşmeyen banka hareketleri, geç gelen fişler, faturası unutulan işler. Bunları ay içine taşımak (haftalık banka eşleştirme, fiş için son gün kuralı, hizmet tamamlanınca fatura hatırlatması) bir sonraki kapanışı kısaltır.

Sık yapılan hatalar

• Banka eşleştirmesini ay sonuna bırakmak. Yüzlerce hareketi bir günde eşleştirmek hem yorucu hem hataya açıktır. Haftada bir yarım saat ayırmak, ay sonunu bir güne indirir.
• Belgesiz ödemeyi “sonra bulunur” diye geçmek. Belgesi bulunmayan her ödeme, mali müşavirinizle ayrı bir yazışma demektir. Belgeyi ödeme anında isteyin.
• Emanet parayı gelir saymak. Müşteri adına ödeyip geri aldığınız harç gibi tutarlar ciro değildir; gelir yazılırsa hem kâr hem KDV raporu şişer.
• Kapanışı tek kişiye bağlamak. O kişi izindeyken kapanış durur. Adımları yazılı bir şablon hâlinde tutmak işin başkasına devredilebilmesini sağlar.
• Düzeltmeleri not etmemek. Kapanıştan sonra yapılan her düzeltmeyi tarih ve gerekçesiyle not edin; mali müşaviriniz hangi rakamın neden değiştiğini bilmelidir.